Pandemia zmieniła nasze nawyki i przyzwyczajenia, a wraz z nimi funkcjonowanie modeli biznesowych. Po raz pierwszy tak intensywnie wykorzystujemy różnego rodzaju media, organizując za ich pośrednictwem konferencje, eventy oraz webinaria. Obecnie większość wydarzeń odbywa się bez udziału publiczności, a ich transmisje przenoszą się do sfery wirtualnej. W jaki sposób możemy udostępnić nasze relacje, by nie narazić się na zarzut naruszenia prawa do wizerunku?
Wizerunek podlega ochronie na mocy art. 23 Kodeksu cywilnego oraz przepisów Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Co do zasady, każdorazowe jego utrwalenie i rozpowszechnienie wymaga wcześniejszej zgody osoby, do której należy. Taka akceptacja może być wyrażona w dowolnej formie – ustnie, pisemnie, a nawet w sposób dorozumiany. Wizerunku nie można się zrzec,dlatego nabycie prawa do jego bezterminowego i nieograniczonego rozpowszechniania jest niemożliwe.
Musimy również liczyć się z sytuacją, w której zgoda na rozpowszechnianie zostanie cofnięta. W takim wypadku nie jesteśmy zobowiązani, żeby usunąć materiały, które zostały dotychczas opublikowane – zamknie to jednak drogę do wykorzystania ich w przyszłości. Jednocześnie jeśli takie działanie spowoduje szkodę, można dochodzić z tego tytułu roszczeń odszkodowawczych.
Obowiązek wyrażenia zgody wyłączają jedynie trzy przypadki, które wprost zostały określone w prawie autorskim. Jest to sytuacja, gdy zainteresowanemu zapłacono wynagrodzenie za pozowanie oraz gdy wizerunek utrwalono w związku z pełnieniem funkcji publicznych przez osobę powszechnie znaną. Ustawowa regulacja dopuszcza również rozpowszechnianie materiałów przedstawiających całość zgromadzenia, imprezy publicznej czy eventu. O ile w relacji nie ma bezpośrednich zbliżeń na konkretne osoby i małe grupy, nie musimy otrzymać zgody od wszystkich osób, które się na niej znajdują. Sprawa komplikuje się w przypadku wydarzeń internetowych – krąg osób zaangażowanych jest zwykle mniejszy, a na ekranie dominują konkretne wizerunki postaci. Dlatego, w dużej części przypadków, ustawa nie obejmie swoim wyjątkiem takich wydarzeń, a organizatorzy będą zobowiązani do uzyskania zgody od każdego podmiotu, który pojawi się podczas transmisji.
Na tę sytuację nakłada się wprowadzenie przepisów RODO, które uznają wizerunek i jego rozpowszechnianie za przetwarzanie danych osobowych. W ten sposób publikacje w mediach i na portalach społecznościowych są objęte również podstawowymi zasadami unijnego rozporządzenia. To na organizatorze wydarzenia ciąży obowiązek posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych w konkretnym celu. Dlatego każde rozpowszechnienie będzie wymagało dodatkowej zgody, przystosowanej do wymagań określonych w RODO. Jak zatem legalnie korzystać z wizerunku uczestników przygotowywanych przez nas wydarzeń?
Regulacja, wynikająca z prawa autorskiego, nie jest nadmiernie restrykcyjna. Zapis o zezwoleniu na utrwalenie i rozpowszechnienie materiału może być zawarty również w regulaminie imprezy. Wtedy już samo na uczestnictwo będzie równoznaczne ze zgodą na wykorzystanie wizerunku w określonym celu. Jednak taki zapis nie będzie odpowiadał regulacjom wprowadzonym przez RODO – zgoda na potrzeby unijnej regulacji powinna być dobrowolnym okazaniem woli. Dlatego też takie oświadczenie musi być wyraźnie odróżnione od pozostałych zapytań.
Zapis na potrzeby RODO wymaga świadomej akceptacji warunków, a jego język powinien być dostępny i zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych. Nie jest dopuszczalne, by taka zgoda była udzielona przez domyślne zaznaczenie checkboxów – osoba, z której wizerunku chcemy skorzystać, musi samodzielnie wyrazić swoją wolę.
Niedopełnienie wszystkich formalności może zostać uznane za działanie niezgodne z prawem i nieść za sobą daleko idące konsekwencje dla organizatora wydarzenia. Nieprawidłowe oświadczenie nie będzie wiązało obu stron porozumienia, przez co możemy narazić się na zarzut naruszenia prawa do wizerunku.
